Para garantizar el movimiento transfronterizo de mercancías sin problemas, los profesionales de aduanas deben comprender los detalles de las cadenas de suministro que administran y los muchos actores involucrados, tener una visión general de los últimos desarrollos en el panorama comercial y mantener un alto nivel de conocimiento de Regulaciones aduaneras y relacionadas con el comercio en los países y regiones que cubren.
Al hacerlo, se enfrentan a muchos desafíos. La cadena de suministro internacional es un entorno complejo para la gestión del conocimiento, ya que reúne múltiples entidades públicas y privadas que no tienen una relación de propiedad o jerarquía entre ellas [1] y tienen políticas y misiones en competencia, así como diferentes recursos. También es un entorno en movimiento, donde las regulaciones y los procedimientos cambian y surgen otros nuevos, incluido un número creciente de regulaciones no aduaneras, de manera regular.
En tal contexto, no es difícil entender por qué las empresas a menudo confían sus trámites aduaneros y comerciales a los agentes de aduanas. En muchos países, estos últimos juegan un papel clave como intermediarios entre la Aduana y las empresas; por ejemplo, más del 80 % de las declaraciones de importación y exportación en Lituania y Bulgaria son presentadas por intermediarios [2] . El papel de los corredores es diverso. Como se explica en el Informe de estudio de la OMA sobre agentes de aduanas [3], “existe una amplia gama de modelos entre los países en cuanto al uso de los agentes de Aduana. La función de un agente de aduanas también varía mucho, desde la preparación de documentos relacionados con la liberación y el despacho, hasta el pago de aranceles e impuestos, brindando asistencia en las auditorías posteriores al despacho, representando a los clientes en la resolución de disputas y brindando asesoramiento/consultoría. servicios a los comerciantes destinados a ayudarlos a cumplir con varios requisitos reglamentarios”.
ACERCA DE LOS REQUISITOS DE NIVEL DE ENTRADA
Los corredores navegan a través de la complejidad del comercio internacional gracias a los sistemas de información, pero hay un límite para lo que los sistemas pueden hacer, ya que solo son tan buenos para resolver problemas como las personas que los operan. Como en otras profesiones, el conocimiento, no solo la información, es el activo más estratégico de un corredor.
Si el papel de un corredor es tan exigente y las apuestas (cumplimiento) son tan altas, uno puede preguntarse por qué la profesión está autorregulada en la mayoría de los países. De acuerdo con una encuesta realizada en LinkedIn, la gran mayoría (89 %) de las 97 personas que participaron en la encuesta creen que los agentes de aduanas deben tener una licencia y que el esquema de concesión de licencias debe incluir un sistema de examen para verificar/probar el conocimiento de los agentes de aduanas sobre la aduana. y leyes y reglamentos relacionados.
En el Informe de estudio de la OMA, se afirma que ciertos países, incluidos algunos que no tienen un sistema de examen, emplean medios adicionales para verificar el conocimiento aduanero de los agentes. “Una muestra de los métodos utilizados para verificar el conocimiento aduanero de los agentes incluye: la realización de entrevistas (Australia y la República Democrática del Congo); la finalización de un curso de estudio aprobado (Australia); un programa de diplomado en Aduanas (Fiji); un programa de formación específico (Malta); cinco años de experiencia laboral en materia Aduanera (México); y una “evaluación de la idoneidad de la persona” basada en la educación, la experiencia laboral y el conocimiento de la industria (Seychelles)”.
Incluso cuando existen requisitos de nivel de entrada, o existe otro tipo de sistema de evaluación/verificación de conocimientos, esto puede no ser suficiente o relevante por una serie de razones.
En primer lugar, para comprender qué nivel de conocimiento se valida mediante un examen, es necesario analizar qué implica la preparación para el examen. Esto difiere mucho de un país a otro. En Lituania, por ejemplo, los cursos de formación que se ofrecen para preparar a las personas que no tienen conocimientos previos de Aduanas tardan de dos a tres semanas en completarse. Obviamente, en tan poco tiempo un individuo puede adquirir algunos conocimientos básicos sobre cómo llenar una declaración aduanera, pero estará lejos de ser un profesional en el campo aduanero.
Además, poseer una licencia de agente de aduanas no significa necesariamente que los conocimientos adquiridos estén actualizados. En Lituania, una vez que se ha aprobado el examen de agente de aduanas, no existen requisitos formales para la reevaluación periódica de los conocimientos, ni existe la obligación de emprender un desarrollo profesional continuo.
Por último, los sistemas de certificación del cumplimiento, como los programas de operadores económicos autorizados (OEA) orientados al cumplimiento o de comerciantes de confianza, normalmente exigen que el solicitante demuestre que tiene una “cualificación profesional”, pero a menudo no existe una definición clara de ese término. Este requisito existe en la UE, por ejemplo, pero el Código de Aduanas de la Unión no brinda mucha explicación sobre lo que realmente significa. En Lituania, la prueba de “cualificación profesional” es la licencia de agente de aduanas, por lo que todo lo que se requiere es completar dos o tres semanas de capacitación y aprobar el examen.
En la comunidad empresarial circulan varias sugerencias con respecto a este tema; dos de estos son de particular interés:
- establecer “Asesor de Aduanas” como profesión licenciada;
- crear un esquema especial de certificación de cumplimiento para los representantes de la Aduana, que evaluaría el conocimiento de los solicitantes en materia aduanera y comercial.
INTERESANTES PRÁCTICAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Afortunadamente, muchos agentes de aduanas han adoptado procedimientos y prácticas para recopilar y compartir conocimientos. Los miembros de la Asociación de Profesionales de Aduanas de Lituania (LCPA) van desde empresas muy pequeñas (hasta 10 empleados) cuya actividad principal es el corretaje de aduanas, hasta grandes empresas internacionales cuya actividad principal es la logística. Los encuestamos sobre ciertos aspectos de la gestión del conocimiento, a saber, la contratación y la incorporación de nuevo personal, las mejores prácticas relacionadas con el intercambio de conocimientos, la evaluación del progreso del personal y los resultados. También les pedimos su opinión sobre lo que la LCPA ofrece a sus miembros. A continuación se incluye un breve resumen de sus respuestas.
Incorporación de nuevo personal: tutoría, capacitación y oportunidades de aprendizaje
Las empresas llamaron la atención sobre la escasez de especialistas capacitados y capacitados en el mercado. Por lo tanto, prefieren buscar personas con el perfil adecuado entre sus empleados actuales e invitarlos a unirse al equipo de corredores. Cuando se trata de incorporar nuevos colegas, todos los encuestados indicaron que cuentan con un proceso de tutoría para garantizar la transmisión informal de conocimientos, cultura y valores. Todos ellos asignan a colegas con experiencia para cuidar de un recién llegado, y algunas empresas también han desarrollado materiales de formación. Los encuestados enfatizaron lo importante que es para los nuevos corredores comprender no solo su propia área de trabajo, sino también las actividades de los otros departamentos de la empresa cuyas tareas tendrán un impacto en su trabajo como corredores.
Las empresas encuestadas identificaron varios desafíos. Los jóvenes tienden a cambiar de trabajo, e incluso de profesión, con frecuencia; para mantenerlos curiosos e interesados en lo que están haciendo, algunas empresas les ofrecen oportunidades para realizar actividades como participar en grupos de trabajo, organizar eventos o crear boletines. Otro desafío es el trabajo a distancia, que dificulta la creación de un espíritu de equipo. Algunos encuestados enfatizaron la importancia de crear un ambiente de trabajo agradable y positivo donde los colegas intercambien activamente conocimientos y experiencias.
Lluvia de ideas, desarrollo de estudios de casos y reuniones de equipo.
Según los encuestados, la forma más efectiva de aprender es analizar situaciones prácticas, discutiendo el problema encontrado, los riesgos que presenta y el impacto del incumplimiento en todas las partes interesadas. Es una buena práctica capturar el contenido de dichos debates por escrito y cargarlo en el sistema de gestión del conocimiento (un encuestado lo llamó “herramienta de captura de experiencia”), para que todos los empleados puedan tener fácil acceso a la información en caso de que la necesiten. .
Muchos de los encuestados también destacaron la importancia de las reuniones periódicas para intercambiar experiencias y conocimientos recién adquiridos. Uno de ellos explicó que realiza reuniones mensuales que siempre siguen la misma agenda. Las reuniones comienzan con una descripción general de los cambios legales recientes y una discusión sobre los errores o áreas de mejora detectadas durante la auditoría interna. Continúan con presentaciones de uno o dos compañeros sobre ciertos temas (en el transcurso del año, todos tienen que dar al menos una presentación). Finalmente, los participantes comparten lo que han aprendido entre reuniones, ya sea mientras trabajan en el caso de un cliente o leyendo revistas especializadas.
También se consideró una buena práctica informar a los colegas sobre los conocimientos adquiridos durante la participación en un seminario o evento. La idea es hacer del intercambio de información entre colegas un hábito.
Revisar el trabajo y organizar encuestas.
Una forma de medir el impacto de las políticas de gestión del conocimiento es observar la calidad del trabajo realizado por los empleados, especialmente cuando las tareas requieren un alto nivel de conocimiento. Con esto en mente, algunas empresas revisan las declaraciones de Aduana y analizan los errores cometidos. Un encuestado también explicó que su empresa ha desarrollado un cuestionario para averiguar cómo los empleados evalúan el intercambio de conocimientos en la empresa y qué conocimientos les gustaría recibir.
Unirse a una asociación de corredores
Las pequeñas empresas que no cuentan con un proceso de gestión del conocimiento formalizado indicaron que delegan la mayor parte de esta tarea a su Asociación de Corredores. La LCPA organiza conferencias, seminarios web y capacitación, y publica el Diario de Cumplimiento Aduanero y Gestión de Riesgos. Se asegura de que sus miembros tengan acceso a la información de manera oportuna y les brinda la oportunidad de profundizar su conocimiento sobre temas complejos trabajando con expertos de entidades públicas y privadas. Al fomentar los intercambios entre corredores y representantes de Aduanas y otras instituciones relevantes, la LCPA también tiene como objetivo ayudar a las partes interesadas del comercio a comprender mejor los puntos de vista y los desafíos de cada uno. La Asociación también gestiona activamente un foro en su sitio web que permite a los miembros compartir soluciones a cualquier problema planteado por uno de ellos.
Por Enrika Naujokė, Directora de la Asociación de Profesionales de Aduanas de Lituania.
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