El número de juegos de ajedrez posibles es mayor que el número de átomos en el universo observable según Claude Shannon. En la Aduana hay muchas más variables que las 32 piezas de un tablero de ajedrez. En toda transacción tenemos las partes interesadas, el tipo de transacción, las mercancías involucradas, la ruta que se sigue, el procedimiento que se pretende, los controles no arancelarios, las tasas arancelarias y la obligación de pago, cada uno de ellos con muchas posibles variaciones, combinaciones y tipos de evidencia de apoyo. Sobre esa base, parece que cada movimiento de mercancías a través de una frontera aduanera es único, al menos de alguna manera menor. ¿Cómo un agente de aduanas cumple con las expectativas de un cliente, que espera que el agente esté familiarizado con todas las variaciones posibles?
Como si el desafío de la complejidad no fuera suficiente, también se espera que el corredor mantenga registros de todas las transacciones y las recupere en varios formatos según lo requieran los clientes y las administraciones de aduanas.
En la práctica, por supuesto, encontramos formas de hacer las cosas que son teóricamente imposibles. La mayoría de los movimientos aduaneros caen dentro de ciertas categorías y son manejados en consecuencia por operadores familiarizados con una o algunas de las categorías. Las transacciones complejas de alto valor son manejadas por equipos con una combinación de experiencia, a un costo considerable. Los envíos de bajo valor utilizan procedimientos simplificados y controles reducidos. Significativamente, la evidencia [1] sugiere que muchas transacciones continúan a pesar de los errores, a veces con un efecto significativo. Así, al considerar el “conocimiento aduanero”, debemos distinguir entre lo que es necesario para todos, y lo que es indispensable solo para ciertas funciones.
Todos los operadores económicos deben tener una comprensión general de qué es la Aduana, cómo controla el comercio, cuál es su estructura legal, qué derechos, facultades y obligaciones corresponden al operador y a las autoridades aduaneras, la importancia del cumplimiento de los requisitos legales y la costos del incumplimiento. Para muchos de los que compran y venden internacionalmente, su conocimiento no va mucho más allá de este entendimiento general, excepto quizás por algún detalle relacionado con los bienes particulares que comercializan.
Para un agente de aduanas, este nivel de conocimiento es solo el comienzo.
¿QUÉ ES UN AGENTE DE ADUANAS?
La función más básica del agente de aduanas es completar y presentar declaraciones de aduanas y otra documentación. Asociado con esto está la capacidad de asesorar al cliente sobre los requisitos para una declaración de cumplimiento (permisos, autorizaciones, licencias, etc.) y esto a menudo se extiende a un asesoramiento más amplio y posiblemente incluso a capacitación para el cliente para garantizar que su comprensión y comportamiento respalden el cumplimiento. y minimiza el riesgo de problemas con las autoridades.
Además, muchas empresas ofrecen servicios de corretaje junto con el transporte, depósito, almacenamiento y otros servicios, incluida la gestión de obligaciones no arancelarias, como certificados de salud y otros, e inspecciones en los puestos de control fronterizos.
Muy a menudo, el cliente buscará subcontratar el cumplimiento de Aduanas al agente, esperando que el agente de aduanas gestione de manera efectiva el movimiento de las mercancías y se asegure de que todo transcurra sin problemas. El corredor puede convertirse en la interfaz principal con las autoridades aduaneras en nombre del cliente. Una participación/apoyo más profundo por parte del corredor conlleva riesgos, que el corredor debe asumir.
DIFERENTES TIPOS Y FUENTES DE CONOCIMIENTO.
La mayoría de los corredores desarrollan sus conocimientos a través de la experiencia práctica, donde comienzan con la orientación de colegas experimentados y la solución a cada nuevo problema se suma a su experiencia. Antes del paso al manejo electrónico de datos por parte de la Aduana, la experiencia era primordial, especialmente la experiencia local, donde la familiaridad con los procedimientos y los funcionarios de un puerto podía ser mucho más importante que un conocimiento profundo de la ley aduanera.
Desafortunadamente, aprender solo por experiencia a menudo deja lagunas en el conocimiento del corredor. Será excelente en un terreno familiar, pero puede tener dificultades cuando se enfrente a un problema que requiera una comprensión más profunda de la legislación aduanera nacional e internacional. En tales situaciones, no es raro que un corredor busque el asesoramiento de un experto o consultor de Aduanas. Tampoco es desconocido que los intermediarios se basen en prácticas “que han funcionado antes”, o incluso que utilicen “ensayo y error” para identificar los códigos que logran obtener la autorización para un envío. Estas prácticas son muy comprensibles en un corretaje de aduanas ocupado, donde es difícil y costoso realizar una investigación legal exhaustiva, pero pueden incluir errores en la documentación.
La migración al intercambio electrónico completo de datos aduaneros, junto con el análisis de riesgo computarizado asociado, está restringiendo progresivamente el alcance del enfoque tradicional basado únicamente en la experiencia. Por ejemplo, el proyecto CERTEX de la Unión Europea (UE) [1] , que dará lugar a una ventanilla única para los controles aduaneros y no arancelarios, requiere total precisión y coherencia en todas las declaraciones, autorizaciones y certificados, incluidos los de sistemas paralelos como TRACES, la plataforma en línea de la Comisión Europea para la certificación sanitaria y fitosanitaria requerida para la importación de animales, productos de origen animal, alimentos y piensos de origen no animal y plantas a la UE, y el comercio dentro de la UE y las exportaciones de la UE de animales y ciertos animales.
Además, el deseo declarado de las autoridades aduaneras de alejar la actividad de cumplimiento del cruce fronterizo y depender más de la clasificación de riesgos, controles posteriores al despacho, auditorías y controles del sistema, hace que sea peligroso considerar el despacho exitoso como el final del proceso. proceso. Los sistemas de verificación mejorados identifican cada vez más errores que podrían pasarse por alto en el pasado, y ahora el corredor tiene el desafío de hacer todo exactamente correcto la primera vez, o arriesgarse a sorpresas desagradables en una fecha posterior.
Sigue siendo posible y práctico para un corredor restringir su actividad a áreas donde el conocimiento y la experiencia son de alto nivel, y rechazar negocios con los que no está familiarizado. Es poco probable que esta sea una opción atractiva para los corredores que deseen expandir y hacer crecer su negocio; e incluso para aquellos sin ambición de crecimiento, el desarrollo del conocimiento es esencial para seguir siendo competentes en un entorno regulatorio en constante cambio.
De la discusión anterior se desprende que una agencia de corretaje requiere que al menos parte del personal tenga capacitación formal de alto nivel en la ley de Aduanas (nacional e internacional), los impuestos pertinentes y los controles no arancelarios. Dependiendo de la naturaleza del negocio, también pueden requerir capacitación en leyes y prácticas de comercio internacional y en contabilidad y logística. Los componentes muy importantes de la capacitación son la capacitación en investigación (cómo encontrar la solución a un problema) y la capacitación en concienciación (cómo garantizar que el conocimiento esté siempre actualizado).
Ningún nivel de experiencia compensará la falta de formación, pero la experiencia, por supuesto, también es vital. Solo observando la aplicación de leyes y reglamentos en situaciones prácticas se puede lograr una comprensión completa.
Entonces, el conocimiento del corredor comprende diferentes tipos de conocimiento y proviene de varias fuentes:
- La capacitación/educación formal brinda comprensión y la capacidad de desarrollar y mejorar aún más el conocimiento existente; Los operadores capacitados pueden recurrir a un amplio conjunto de conocimientos y fuentes para responder preguntas, resolver problemas, identificar riesgos y anticipar problemas.
- La experiencia da seguridad en el trato con las actividades familiares y competencia en la aplicación práctica de las normas jurídicas; los operadores experimentados pueden aprovechar su reserva de conocimientos para reducir la complejidad técnica a lo esencial de un problema y proporcionar una solución práctica rápidamente.
- Las fuentes de información del gobierno, las publicaciones en línea y otras fuentes mantienen actualizado el conjunto de conocimientos de corretaje; brindan una advertencia previa esencial sobre desarrollos de políticas y cambios de reglas, y facilitan la planificación anticipada. También son vitales para garantizar que el asesoramiento brindado sea preciso y oportuno.
- La actividad investigadora es inevitablemente necesaria cuando se presenta un nuevo problema o desafío. El resultado de la investigación debidamente documentado es un activo valioso para el corretaje y, con el tiempo, conduce a un archivo valioso que ampliará el alcance del corretaje y mejorará su capacidad.
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO
Hay algunos profesionales de Aduanas que pueden adquirir y mantener un nivel asombroso de conocimiento experto a través de sus métodos de trabajo personales, pero para la gran mayoría de nosotros, debemos tener estructuras y sistemas en los que podamos confiar.
Los sistemas basados en el conocimiento quizás se vean mejor a través de los ojos de una persona recién contratada para trabajar en una empresa de corretaje de aduanas. ¿Cuál es su experiencia ideal?
- Inducción
o La empresa supondrá que no tiene conocimientos previos y que necesitará formación o readiestramiento.
o Se le presentará al líder de su equipo y se le explicará claramente la jerarquía de informes, idealmente por escrito.
o Sus funciones se describirán claramente, con discusión sobre su nivel de conocimiento/habilidad en diferentes áreas.
o Se le darán protocolos de trabajo y materiales de capacitación o se le guiará sobre ellos, y se le informará cuándo y dónde recibirá capacitación formal .
o Ella será presentada al equipo.
- Laboral
o Al recluta se le asignará trabajo y lo realizará bajo supervisión.
o Presentará su trabajo para la revisión periódica según se le indique.
o A medida que encuentre problemas, será
o dirección dada,
o mostrar informes de soluciones anteriores a problemas similares en el archivo de conocimientos de la empresa , y
o dado referencias a recursos escritos y en línea relevantes donde se espera que investigue las respuestas a sus preguntas.
o Cuando haya encontrado la respuesta a su problema, se espera que escriba un breve relato del problema y la solución y, después de la aprobación del líder del equipo, lo agregue al archivo de conocimientos de la empresa .
- Construcción de conocimiento
o Cada miembro del equipo asistirá a una reunión semanal para discutir el progreso y cualquier problema que surja.
o El líder del equipo (al menos) asistirá a reuniones periódicas (semanales o quincenales) de la administración de la empresa en general.
o Un miembro del equipo tendrá la responsabilidad de monitorear las fuentes de información y hacer circular un resumen cada semana o con la frecuencia que sea necesaria.
o El archivo de conocimiento de la empresa será mantenido e indexado por un miembro del equipo encargado de esa responsabilidad.
o Los seminarios, seminarios web y cursos de capacitación disponibles serán monitoreados por el líder del equipo, quien informará al personal y a la gerencia sobre las oportunidades que, en su opinión, deberían aprovecharse.
o El líder del equipo tiene la responsabilidad principal de las comunicaciones con las autoridades aduaneras y los colegas de la industria. Ella se asegurará de que la gerencia y el equipo estén al tanto de los contactos clave.
- Grabación/almacenamiento
o El líder del equipo, en colaboración con colegas de la empresa fuera de la función de Aduanas (posiblemente en contabilidad/finanzas/TI) se asegurará de que el control de calidad se aplique al menos una vez al mes al trabajo realizado.
o El almacenamiento y la recuperación de datos, formularios, etc. normalmente se configurarán y administrarán fuera de la función de Aduanas, pero están sujetos a la validación de calidad por parte del líder del equipo.
Este es necesariamente un tratamiento resumido de un tema complejo, pero esperamos que proporcione alguna guía para abordar el campo sumamente complejo, exigente y arriesgado del conocimiento aduanero.
Por Anthony Buckley, Presidente del Instituto de Conocimiento Aduanero
CDA.ORG.AR
